Visitatie door VCHolland
In de offerte wordt de aanpak van VCHolland bij de visitatie nader uitgelegd.
De aanpak van VCHolland is gebaseerd op:
De beantwoording door het pensioenfonds van de vragen in de VisitatieMatrix
De VisitatieMatrix is een gestandaardiseerde vragenlijst die per toezichtsthema, zoals governance, vermogensbeheer of communicatie, de normstelling weergeeft en een aantal vragen stelt aan het pensioenfonds.
In de VisitatieMatrix is ook een overzicht opgenomen van de benodigde documentatie.
De Code Pensioenfondsen en de opvolging van eerder gedane aanbevelingen zijn opgenomen in de normen en de VisitatieMatrix. Tevens wordt aandacht besteed aan de toekomst van het pensioenfonds. In de matrix zijn ook vragen opgenomen die door het verantwoordingsorgaan moeten worden beantwoord. Daarmee wordt bewerkstelligd dat het verantwoordingsorgaan tijdig bij de visitatie wordt betrokken.
De normen en vragen zijn gebaseerd op wet- en regelgeving en worden periodiek van een update voorzien rekening houdend met de externe ontwikkelingen op pensioengebied en de eigen ervaringen bij de uitvoering van de visitaties.
Analyse van de documentatie van het pensioenfonds
Na ontvangst van de ingevulde VisitatieMatrix en de opgevraagde documentatie analyseren de leden van de visitatiecommissie de ontvangen informatie. Ieder van de leden van de visitatiecommissie heeft daarbij de focus op bepaalde toezichtthema’s.
Memo met aanvullende vragen en aandachtspunten
Op basis van de ontvangen informatie wordt door de leden van de visitatiecommissie een memo opgesteld met aanvullende vragen en aandachtspunten voor het overleg met het pensioenfonds. Daarbij wordt ook aangegeven of overleg met andere bij het pensioenfonds betrokken partijen, zo als uitvoerders of sleutelfunctiehouders, noodzakelijk wordt geacht. Dit memo wordt besproken met (een delegatie van) het bestuur en verantwoordingsorgaan tijdens het visitatiebezoek aan het pensioenfonds.
Conceptrapport en Visitatierapport
Na de bespreking van de memo en de ontvangst van eventueel opgevraagde additionele informatie wordt door de leden van de visitatiecommissie een concept Visitatierapport gemaakt waarin de aanpak wordt beschreven en per toezichtthema en norm de bevindingen en aanbevelingen worden weergegeven. Ook wordt een korte samenvatting voor opname in het jaarverslag opgeleverd.
Het conceptrapport wordt besproken met (een delegatie van) het bestuur en verantwoordingsorgaan tijdens het tweede visitatiebezoek aan het pensioenfonds. Daarna wordt het Visitatierapport definitief gemaakt.
Evaluatieformulier
Na de toezending van het definitieve Visitatierapport wordt een evaluatieformulier over de ervaringen van het pensioenfonds van de uitvoering van de visitatie toegezonden. De uitkomst van de evaluatie wordt gebruikt bij de jaarlijkse zelfevaluatie van VCHolland.
De gemaakte afspraken met betrekking tot de uitvoering van de jaarlijkse visitaties worden schriftelijk vastgelegd in de opdrachtbrief, die door VCHolland wordt opgesteld en voor ondertekening aan het pensioenfonds wordt toegezonden. De opdrachtbrief vormt de formele grondslag voor het visitatieproces zelf.
Voor pensioenfondsen die in een vergevorderd stadium zijn van liquidatie/ collectieve waardeoverdracht heeft VCHolland voor een slotvisitatie een beperkte en specifieke aanpak beschikbaar.
VCHolland onderschrijft bij haar visitaties de Code Pensioenfondsen.
